結婚相談所のシステム開発とは？運営者向けに解説

「システム開発」と検索してみると、大きな会社の話や求人の情報ばかりが出てきます。自分の相談所に関係があるのか、分かりにくいと感じた方は多いはずです。

先にお答えすると、結婚相談所のシステム開発とは、毎日の事務作業を相談所の仕事のやり方に合わせたしくみで楽にすることです。連盟のシステムとは別のもので、必要な部分だけを小さく頼めます。

結婚相談所のシステム開発とは、何をつくること？

ひとことで言うと、その相談所だけの「事務作業を楽にするしくみ」をつくることです。

たとえば、お見合いの日程調整を思い浮かべてみてください。候補日は、会員さんからあなたへ、そして相手の相談所を通って先方の会員さんへと旅をします。返事も、同じ道を逆にたどって戻ってきます。

私も会員として活動していたころ、候補日の返事を待つ数日間を、ずいぶん長く感じたひとりです。週のはじめに出した候補日の返事が、週末が近づいたころにやっと届いたこともありました。返事を待つあいだ、出した候補日には予定を入れられずにいました。

私が返事を待っているあいだにも、ほかの会員さんの候補日が同じように仲人さんの手元に集まっていたのだろうと思います。

こうした作業を、しくみに任せられる形へ変えていくのがシステム開発です。「システム」と聞くと大がかりなものを想像するかもしれませんが、中身は意外と単純です。いままで手作業でやっていたことが自動で回るようになる、ただそれだけです。

空いている日を選んでもらうだけで、候補日のやり取りが片づくようになります。あちこちのメモに散らばっていた面談の記録が、ひとつの場所にまとまって、あとから探しやすくなります。そうした変化を、いまの仕事のやり方に合わせてひとつずつ用意していきます。

連盟のシステムは会員検索とお見合いの申込みが中心で、それ以外の事務作業は範囲の外だからです。

IBJなどの連盟に加盟していれば、お相手探しや申込みは連盟のシステムでできます。ただ、相談所のホームページ、LINEでのやり取り、面談の予約や記録、日程調整の細かな連絡までは面倒を見てくれません。

そして、この「範囲の外」の仕事は、会員さんが増えるほどふくらんでいきます。面談やLINEでの相談ごと、お見合いの調整、プロフィール文の手直しなど、ひとつひとつは小さな仕事です。交際が始まってからのフォローも重なると、一日があっという間に埋まっていきます。

手書きのメモやエクセル、個人のスマホで何とか回している、という方も多いはずです。

新しくつくるしくみが受け持つのは、この連盟のシステムの外側にある仕事です。連盟のシステムを置き換えるものではなく、隣に並べて使うものだと考えると分かりやすいと思います。

自分の仕事のやり方をサービスに合わせるのが既製、いまのやり方にしくみを合わせるのがオーダーメイドです。

世の中には、予約の受付やお客さまの情報の管理ができる既製のサービスもたくさんあります。月々の料金で安く始められるのは大きな利点です。

たとえば面談の予約受付だけなら、一般向けの予約サービスで十分間に合うこともあります。まずは既製のサービスで足りないかを考えてみるのは、順番として無駄のない進め方です。

一方で、結婚相談所の仕事には独特の形があります。お見合いひとつとっても、自分の会員さんと相手の相談所、ふたつの窓口と同時にやり取りが進みます。交際が始まれば進み具合の確認が続き、成婚となれば退会の手続きもあります。

一般向けの既製のサービスはこの形を想定していないため、肝心なところで手作業が残ってしまうことがあります。

オーダーメイドでは、いまの仕事のやり方を聞いたうえで、それに合わせてしくみをつくります。いまのやり方をなるべく変えずに済むのが、いちばんの利点です。費用は既製のサービスより掛かりますが、すべてを一度につくる必要はありません。

頼む前に気になりやすいことを、3つに分けてお答えします。

その心配は、つくり方しだいで小さくできます。オーダーメイドは、使う人に合わせてつくるものだからです。

パソコンが苦手なら、ふだんお使いのスマホやLINEの延長で操作できる形にすることで、新しく覚える負担を減らせます。むしろパソコンが苦手な方ほど、既製のサービスより向いている場合もあります。

もちろんです。いまの仕事のやり方を話してみるだけでも、どこがしくみに任せられそうか、どこは人の手で続けるべきかが見えてきます。話した結果、「いまはまだ頼まなくていい」と分かるのも収穫のひとつです。

しくみは、つくって終わりではなく、使いながら直していくものです。実際に使いはじめると、「ここはこうしたい」という点が出てくるものです。頼む前に、つくったあとの手直しを相談できるかどうかを確認しておくと安心です。

いちばん時間を取られている作業をひとつだけ選んで、小さく頼むのがおすすめです。

いきなり大きなしくみをつくらなくて大丈夫です。日程調整のやり取りだけ、面談の記録だけ、というように部分ごとに頼めます。小さく始めれば費用を抑えられますし、使ってみて直したいところが出てきても、手直しがしやすいからです。

見積りをもらうときは、何が含まれているのかが分かる形で出してもらいましょう。内訳の見えない大きな金額をいきなり払うのは、避けたほうが安心です。

なお、開業したばかりで、これから集客を始める段階の方は、しくみづくりよりも先にやることがあります。順番の考え方は結婚相談所の開業、ITの優先順位はこう考えるにまとめています。

相談所のしくみづくりは、大きな買い物をすることではなく、毎日の作業をひとつずつ楽にしていく手段です。まずは、いま何にいちばん時間を取られているかを書き出すところから始めてみましょう。