結婚相談所の会員管理はエクセルで十分？

会員さんの情報や面談の記録を、このままエクセルで管理していていいのだろうか。会員さんが増えてくると、ふと不安になる方は多いはずです。

迷ったときの目安を先にお伝えします。会員さんの数が少なく、全員の状況がすぐ思い浮かぶうちは、エクセルで十分です。大切なのは急いで乗り換えることではなく、「そろそろ限界」のサインを知っておくことです。

会員が少ないうちは、本当にエクセルで十分？

十分です。お金がかからず、自分のやり方に合わせて自由に作り替えられるのは、エクセルならではの良さです。

会員管理とは、会員さんの情報や面談の記録を、あとから取り出せる形でまとめておくことです。使い慣れた表でそれが回っているなら、立派な会員管理です。高いしくみを入れていないことを、引け目に感じる必要はありません。

なお、開業したばかりで、これから会員さんを迎える段階の方は、管理より先に整えるものがあります。順番の考え方は結婚相談所の開業、ITの優先順位はこう考えるにまとめています。

入力する時間より、探す時間が長くなってきたら、見直しどきです。

エクセルは、決まった項目を書き込んで一覧にするのが得意です。その一方で、日ごとに増えていくやり取りの記録を追いかけるのは、あまり得意ではありません。

たとえば、こんな場面に心当たりはないでしょうか。

ひとつひとつは数分の手間です。ただ、会員さんが増えるほど積み重なり、気づけば探しもののために机に向かう時間が増えていきます。ここまで来たら、エクセルの卒業を考えはじめる合図です。

次の面談を「前回の続き」から始められるだけの内容で十分です。

具体的には、前回話したこと、決めたこと、次回までにお互いがやること。この3つがあれば、面談のたびに記憶をたどる時間を減らせます。長い文章で書き残す必要はありません。

それよりも効くのは、置き場所をひとつに決めることです。どこに書いたか迷わなくなるだけで、探す時間は短くなります。これはエクセルのままでも、今日からできる工夫です。

いちばん探す時間が長くなっているものを、ひとつだけ選ぶのがおすすめです。

会員管理とひとことで言っても、中身はひと束ではありません。基本の情報、面談の記録、お見合いの日程、交際の進み具合。性質の違う記録がいくつも重なっています。全部を一度に置き換えようとすると、費用も覚えることも一気にふくらみます。

連盟に加盟している方なら、お相手探しや申込みは連盟のシステムが受け持ってくれます。エクセルで苦しくなりやすいのは、その外側にある面談の記録や日々のやり取りのほうです。外側の仕事をしくみに任せる話は、結婚相談所のシステム開発とは？運営者向けに解説で詳しく紹介しています。

もうひとつだけ。会員さんの情報は、とても大切な預かりものです。ファイルにパスワードを掛けることと、誰でも見られる場所に置かないこと。この二つは、しくみを替える替えないにかかわらず、早めに整えておくと安心です。

会員管理の見直しは、エクセルをやめることが目的ではありません。探す時間を取り戻す、いちばん身近な業務効率化です。まずは、会員さんの記録がいまいくつの場所に散らばっているかを、数えてみるところから始めてみましょう。